Stěhování firem a kanceláří je pro podnikatelské subjekty jednou z nejobtížnějších zkoušek, na kterou je nutné se náležitě připravit. Největší podíl úspěchu připadá na fázi před samotným přemístěním vybavení firmy, tedy na veškeré přípravné práce, kam patří zejména balení věcí, jejich třídění a pečlivé označování. Stěhovací firma poté demontuje kancelářský nábytek, je-li to nezbytné, a ve stěhovací den pak již musí být vše připraveno tak, aby bylo jasné, kam se jednotlivé předměty budou stěhovat.

K označování využijte barevné rozlišení – některým firmám či domácnostem se praxi osvědčila metoda barevného označení stěhovaných předmětů. Kupříkladu pořídíte různobarevné samolepicí etikety, štítky či papíry, které rozstříháte na menší kusy a budete je lepit na kartonové krabice, zabalený nábytek, spotřebiče, svítidla a vše ostatní tak, aby bylo jasné, že se jedná o vybavení jedné kanceláře. Etiketou shodné barvy pak označíte prostor, kam se tyto předměty budou stěhovat, a stěhováci pak nebudou muset číst a luštit různé nápisy a symboly a bude jim jasné, že například kancelář vedoucího pobočky, co jste označili třeba žlutou etiketou, bude vybavena věcmi označenými žlutě. Co kancelář, to odlišná barva označení, a tímto způsobem nemůže dojít k žádné záměně.

Pověřte zaměstnance dohledem nad stěhovanými věcmi – každá firma, která se stěhuje, by měla své zaměstnance do tohoto procesu osobně zainteresovat a vhodně je motivovat a také odměnit. Vyplatí se to, protože tím odpadne chaos – když se budou zaměstnanci podílet na balení věcí v kanceláři, budou mít také zájem o to, aby se nikam nic neztratilo, a mohli pak na novém působišti začít pracovat bez zbytečných starostí a průtahů. Majitel firmy by také měl pověřit některé zodpovědné pracovníky, aby zajistili pro všechny kanceláře dostatek balicího materiálu, především bublinkovou fólii, lepicí pásky, popisovací fixy a zmíněné barevné samolepky. Některý balicí materiál dokáže poskytnout i stěhovací firma.